Подотчетные суммы - денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кас-совых операций. Подотчетные суммы учитываю на активном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», по дебету которого отражают выдачу денежных авансов подотчетным лицам, а по кредиту – утвер-жденные суммы расходов из подотчетных сумм, а также возврат авансов. Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче в разрезе подотчетных лиц. Учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам. Служебной коман-дировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст.166 ТК РФ). Когда сотрудника направляют в командировку, то ему гарантируется сохранение места работы и среднего заработка. Также ему предоставляется гарантия, что расходы, связанные со служебной командировкой, ему возместят. Порядок оформления документов при командировке изложен в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62). При направлении работника в командировку наряду с командировочным удостоверением на усмотрение руководителя может быть оформлен приказ. При этом организация может издать приказ, в котором указывается перечень документов, необходимых для направления работника в командировку. Это может быть приказ о командировании или командировочное удостоверение (Письмо Мин-фина России от 6 декабря 2002 г. N 16-00-16/158). Прежде чем отправить сотрудника в командировку, его непосредственный начальник заполняет форму N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении", в котором указывается служебное задание работника, место, куда именно и на сколько дней он командирован. Затем задание утверждает руководитель организации. На основании его отдел кадров организации выписывает командировочное удостоверение (форма N Т-10), причем в одном экземпляре. Если сотрудник организации в ходе выполнения служебного задания посещает несколько пунктов назначения, то в этом случае в каждом месте в документе необходимо сделать отметку о прибытии и убытии. Отметки должны быть заверены подписью должностного лица и печатью (п.6 Инструкции N 62). Командировочное удостоверение - документ, который подтверждает то, что расходы произве-дены фирмой обоснованно. Для работника же этот документ необходим, чтобы ему возместили рас-ходы. Бухгалтерский учет расчетов с работниками по суммам, выданным на командировочные расхо-ды, ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (План счетов бухгалтерского учета ФХД организации, утвержденный Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н). Командиро-вочные расходы отражаются в сумме фактически понесенных и документально подтвержденных расходов по кредиту счета 71. На счете 50 "Касса" отражаются денежные средства, выдаваемые ра-ботнику в качестве аванса и возврата работником, в случае их неиспользования. Согласно п.5 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33, ко-мандировочные затраты являются расходами по обычным видам деятельности. При формировании расходов по обычным видам деятельности должна быть обеспечена их группировка по элементам: - материальные затраты; - затраты на оплату труда; - отчисления на социальные нужды; - амортизация; - прочие затраты. Командировочные расходы включаются в состав расходов по обычным видам деятельности (п.8 ПБУ 10/99). Организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями этих организаций. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Наличные средства предоставляются в под отчет при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается (п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40). По приезде из командировки должен быть представлен авансовый отчет с приложением сле-дующих документов: - командировочное удостоверение или приказ о командировании; - документы о найме жилья и о расходах по проезду. В отчете командированный сотрудник описывает содержание работы, которую проделал в ко-мандировке. Иногда получается так, что работнику приходится потратить больше средств, чем ему было выдано под отчет. В связи с этим на основании расходного кассового ордера ему выплачивается по-траченная сумма. Лица, получившие деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Бывают случаи, когда работник вовремя не представил авансовый отчет и не вернул неизрасходованную сумму. В этой ситуации согласно распоряжению работодателя (не позднее 1 месяца со дня окончания срока возврата денег) у работника удерживается эта сумма из зарплаты. Не следует забывать о том, что при выплате зарплаты удержания не должны быть больше 20% от суммы заработной платы работника. Размер удержаний может быть увеличен до 50%, если пред-ставлены два или больше исполнительных документов. Если работник оспаривает данную ситуацию, то денежные средства могут быть взысканы в судебном порядке. В этом случае используются счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", счет 70 "Расче-ты с персоналом по оплате труда", счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". В бухгалтерском учете отражаются следующие проводки: Д-т сч. 94 К-т сч. 71 - отражены невозвращенные денежные средства в установленные сроки Д-т сч. 70 К-т сч. 94 - удерживаются из заработной платы работника не возвращенные в уста-новленные сроки денежные средства Д-т сч. 73 К-т сч. 94 - взысканы не возвращенные в установленные сроки денежные средства в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации.
Учет расчетов с подотчетными лицами
